La continuidad del negocio durante la pandemia de COVID-19

Nuestra economía global se está dando la vuelta, reformando las industrias con desafíos e incertidumbres sin precedentes, pero también abriendo nuevas oportunidades.

Las organizaciones están acelerando sus procesos de transformación digital mientras sus equipos tratan de adaptarse a esos cambios tan rápido como pueden.

Muchos países de todo el mundo han establecido nuevas normas y legislaciones que afectan al comportamiento humano y están exigiendo a las personas y a las empresas que definan nuevas formas de trabajar. Algunas empresas ya han comenzado su camino de transformación de sus modelos de funcionamiento y otras todavía están en la definición de por dónde empezar. COVID-19 nos está empujando a definir y desplegar estos nuevos modelos, más rápido de lo que se pensaba originalmente.
Las mejores prácticas en el aprovechamiento de la tecnología y los datos para tomar mejores decisiones empresariales pueden acelerar el camino correcto hacia la transformación. Esto debe ir acompañado de cambios en los procesos y la cultura.

No hay transformación digital sin una transformación cognitiva.

Necesitamos reformar no sólo nuestros hábitos, comportamientos y la forma en que interactuamos entre nosotros, sino también la forma en que pensamos nuestro negocio y la forma en que innovamos más allá de las industrias y regiones.
A partir de ahora, las organizaciones deben ser lo suficientemente flexibles y prepararse para los empleados en cuarentena, los cierres de oficinas e instalaciones, la disminución de los viajes para las reuniones cara a cara, los cambios abruptos en el comportamiento de sus clientes y de todas las partes interesadas. 

Un proyecto de respuesta rápida, que se centra en habilitar los procesos básicos en tres áreas críticas:

Convertir su empresa en una operación totalmente remota requerirá que la alta dirección tenga una clara comprensión de las necesidades diarias de sus equipos.
En primer lugar, asegúrese de que sus empleados tengan acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo (una sólida conexión a Internet, un segundo monitor, etc.). Conectarse con los equipos regularmente por videoconferencia será esencial para mantener la rutina y el horario de entrega necesarios.

Las cuestiones de cumplimiento pueden segmentarse en función de la prioridad. Es fundamental mantener el compromiso con las normas de ciberseguridad y privacidad.
Por último, asegúrese de que sus empleados puedan llevar a cabo sus tareas mediante un enfoque fácil de usar y centrado en el cliente. Si bien es importante establecer una sensación de firmeza tranquila, los empleados deben comprender la necesidad de toda la empresa de innovar y encontrar nuevas formas de satisfacer a los clientes actuales y de encontrar otros nuevos.

Si su empresa aún no lo ha hecho, identifique y mapee sus procesos centrales para evaluar su reasignación y adaptación. Si es posible, distribuya el riesgo re ubicando el trabajo crítico entre diferentes lugares. Los procesos centrales deben adaptarse a la situación de crisis para asegurar la continuidad y un impacto mínimo.
Para supervisar la transición, cree un equipo multidisciplinario de gestión de crisis que incluya un gerente superior de cada una de las siguientes áreas: Infraestructura, Comunicaciones, Legal, Expertos Externos ( epidemiólogo por ejemplo), Operaciones, Personas / RRHH y construya un plan de contingencia, con diferentes escenarios, plan de acción, propietarios y responsabilidades.
En Systemscorp llevamos a cabo reuniones quincenales interdepartamentales para hacer frente al contexto con nuevas iniciativas, proyectos, creatividad e innovación.
Los gerentes deben estar al frente con una planificada cascada de posibles acciones. Por último, recuerde que cuando estos cambios ocurran, basándose en las decisiones de su equipo de gestión de crisis, tenga en cuenta que los empleados deben ser informados con prontitud y ser guiados a través de estos cambios en consecuencia.

Una estrategia de comunicación dirigida y de alto impacto dentro de la empresa es clave para una transición efectiva y la adopción de conductas seguras, también para fortalecer las relaciones para los trabajadores geográficamente dispersos o remotos.
Establecer un conjunto centralizado de canales para que todos los empleados los utilicen si tienen problemas, preguntas o preocupaciones, incluyendo el correo electrónico, la mensajería directa, una extranet, sesiones abiertas de preguntas y respuestas diarias, semanales o quincenales, etc.
Valide la disposición de sus canales de comunicación en curso para que el cambio llegue a todas las partes interesadas.

Esta crisis mundial obliga a los líderes a pensar de forma totalmente innovadora para salvar su negocio y proteger no sólo los ingresos mensuales sino también la salud de sus empleados y sus familias.
Los líderes deben tomar medidas proactivas proporcionando a sus equipos la infraestructura y las herramientas adecuadas para trabajar desde casa, flexibilizar sus operaciones y procesos lo más rápido posible sin arriesgar sus normas de ciberseguridad y cumplimiento y establecer planes de continuidad de la actividad que se adapten geográfica y culturalmente a las normativas locales y eviten muchos escenarios diferentes.

COVID-19 es un reto mundial que todos compartimos al mismo tiempo y nos invita a olvidarnos de las diferencias y a trabajar juntos hacia un objetivo común.

Es hora de acelerar la transformación digital y cognitiva, de ser más creativos y ágiles, de ser amables, de encontrar y crear nuevas oportunidades con una mentalidad colaborativa.